Những thay đổi nhỏ sẽ giúp bạn cải thiện năng suất như thế nào ngay cả trong những thời điểm không chắc chắn

 Thời điểm khủng hoảng có thể làm tê liệt. Sự không chắc chắn về thời gian bầu cử và Covid-19 có C-suite ở chế độ chờ và xem ảo. Trong khi bạn có thể tận dụng lợi thế của việc xem xét và đặt lại kế hoạch của mình, bạn cũng có thể tiếp tục thực hiện các bước nhỏ hơn thông qua các thay đổi nhỏ.

Một nghiên cứu của Đại học Scranton cho thấy 92% mọi người không đạt được các quyết tâm trong năm mới của họ. Vì vậy, điều gì khác biệt giữa một người có thể giữ các kế hoạch của họ với một người không thể? Trong bài báo của mình cho Thrive Global, Arianna Huffington đề xuất bắt đầu những thói quen mới bằng một thay đổi nhỏ hoặc một bước nhỏ . “Đây là những bước nhỏ, có thể hành động, được khoa học hỗ trợ mà bạn có thể thực hiện để thực hiện những thay đổi tức thì trong cuộc sống hàng ngày của mình”. Thrive Global hiện đang xuất bản cuốn sách Your Time to Thrive về những bước đi nhỏ.

Chìa khóa để thích nghi hơn với môi trường thay đổi là học cách lặp lại . Tất cả những gì bạn cần là một mục đích rõ ràng và sau đó tiếp tục tiến lên thông qua những thay đổi nhỏ. Trong khi bạn đang thử nghiệm những gì hiệu quả, một số ý tưởng có thể hoạt động tốt hơn những ý tưởng khác. Nếu bạn thực hiện một bước không phải là thất bại mà là một phần của lộ trình học tập, bạn sẽ tiến gần hơn đến mục tiêu của mình cho dù thế nào đi nữa. Chu kỳ cải tiến liên tục thường là: quan sát, thực hiện thay đổi và lặp lại. Khi bạn ở “chế độ sống sót”, các quyết định và động thái phải lặp lại nhanh hơn. Đó là nơi mà chu trình chính xác nhất là: quan sát, thực hiện một thay đổi vi mô và lặp lại.

Giảm sự không chắc chắn và sợ hãi

Ba lý do tại sao giảm ý tưởng hoặc thói quen mới xuống các đơn vị nhỏ hoạt động hiệu quả hơn để giúp bạn đạt được mục tiêu. Đầu tiên là việc nhìn thấy một mục tiêu rất lớn hoặc dài hạn khiến bạn sợ hãi; bạn sợ rằng bạn sẽ không đạt được nó, đặc biệt là trong những thời điểm không chắc chắn. Như Arianna nói, "Ý tưởng là nếu chúng ta thực hiện các bước đủ nhỏ, chúng sẽ trở nên quá nhỏ để thất bại." Bạn phải chia nhỏ các thay đổi và nhiệm vụ để chúng có vẻ có thể đạt được và ít sợ hãi hơn khi bắt đầu.

Được đề xuất cho bạn

CMO có ảnh hưởng nhất thế giới 2020: Lãnh đạo kiên quyết trong thời đại biến đổi

5 bước giúp cải thiện thời gian và năng suất cuộc họp của bạn

9 điều mà những người chuyên nghiệp cao không bao giờ làm — Dựa trên khoa học

Giảm đa nhiệm

Điều thứ hai liên quan đến việc làm cho nó quá nhỏ khiến bạn không thể thực hiện đa nhiệm . Nếu bạn có một nhiệm vụ phải hoàn thành, chẳng hạn như viết một cuốn sách, có thể mất vài ngày, vài tháng hoặc thậm chí vài năm, bạn có thể sẽ thực hiện nhiều nhiệm vụ khác ở giữa. Đa nhiệm làm giảm đáng kể năng suất của bạn, chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. Ví dụ, một cuốn sách có thể được chia thành các chương nhỏ hoặc thậm chí là tiêu đề mà bạn có thể đóng trước đó, kiểm tra email hoặc đi ăn trưa. Bằng cách đó, bạn sẽ chắc chắn hoàn thành ít nhất một phần nhỏ và giảm tiến độ công việc. Thay vì có một loạt các chương chưa hoàn thành, bạn đã hoàn thành các chương sẵn sàng để xuất bản.

KHUYẾN MÃI

Deloitte  BRANDVOICE  | Chương trình trả phí

Một tương lai tăng tốc cho các nhà lãnh đạo thuế

Quản lý Trung tâm Châu Á  BRANDVOICE  | Chương trình trả phí

Quản lý: Một nghĩa vụ bất khả xâm phạm đối với hội đồng quản trị

UNICEF USA  BRANDVOICE  | Chương trình trả phí

UNICEF và Ngân hàng Thế giới Nhận tiền mặt trực tiếp cho các gia đình Yemen, những người cần nó nhất

Thất bại nhanh, thất bại thường xuyên

Thứ ba, những thay đổi vi mô cũng cho phép bạn dừng lại và suy nghĩ lại trước khi chuyển sang bước tiếp theo, cho phép bạn và nhóm của bạn thách thức các giả định và nhanh chóng lặp lại khi cần thiết. Nó ngăn bạn lãng phí thời gian vào những giả định không chính xác và chuyển hướng năng lượng của bạn dựa trên thông tin mới.

Những thay đổi vi mô giống như các đợt nhỏ trong hệ thống sản xuất, các mốc quan trọng trong một dự án hoặc các bước chạy nước rút trong phương pháp Scrum . Trong Scrum, không có thay đổi lớn nào được thực hiện đối với kế hoạch và tồn đọng cho đến khi hoàn thành sprint (từ 1 tuần đến 1 tháng tùy từng dự án). Tương tự như vậy, bạn không ăn hết 2000 calo trong một bữa ăn; bạn chia chúng thành bữa sáng, bữa trưa và bữa tối, phải không? Đó là cơ chế tương tự.

Bây giờ, vi mô có nghĩa là gì? Đối với một số người, đơn vị tối thiểu để hoàn thành trước khi xuất hiện yêu cầu đa nhiệm có thể là một giờ, trong khi đối với những người khác, có thể là ba giờ. Mỗi cá nhân nên xác định “đơn vị trọng tâm tối thiểu” của họ và tổ chức các dự án và nhiệm vụ dựa trên thước đo này. Ví dụ, trong phương pháp scrum để quản lý sprint, Scrum master có thể phân loại các bài tập với các số như 1, 2, 3, 5, 8 (Chuỗi Fibonacci). Theo thời lượng ước tính tính bằng giờ, tất cả các nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong 1, 2, 3, 5 hoặc 8 giờ. Bạn có thể làm nó nhỏ như bạn cần, miễn là bạn có thể hoàn thành công việc. Ô thời gian các nhiệm vụ quan trọng trong lịch của bạn để giúp bạn quản lý tuần của mình và đảm bảo bạn tiến lên phía trước.

Liên tục di chuyển

Bắt đầu bằng cách thực hành các thói quen mới như tập thể dục, ăn uống lành mạnh hơn hoặc làm cho các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn , mỗi lần một việc. Bằng cách thực hiện ít nhất một thay đổi nhỏ mỗi tuần như tôi đề xuất trong cuốn sách mới nhất của mình , bạn sẽ có bốn thay đổi một tháng và 48 một năm! Miễn là bạn tiếp tục thử nghiệm và di chuyển, không gì có thể ngăn cản bạn.